Dokumenty finansowe i podatkowe warto przechowywać w bezpiecznym miejscu przede wszystkim dla własnego dobra. Pozwalają one zachować kontrolę nad własnymi sprawami i łatwo wyjaśnić wszelkie wątpliwości w sprawach urzędowych. Jak długo przechowywać dokumenty tego typu? Jak zadbać o bezpieczne przechowywanie dokumentów? Podpowiadamy!
Jednymi z najważniejszych dokumentów są na pewno dokumenty podatkowe. Jak długo przechowywać tego typu dokumentację? Wymagany czas jej przechowywania to 5 lat liczone od zakończenia roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku. Dodatkowo warto zadbać o co najmniej równie długie przechowywanie dokumentów związanych z pracą – np. umów, świadectw pracy i zaświadczeń. Wiele osób decyduje się jednak przedłużyć czas przechowywania dokumentów tego typu i na pewno warto to rozważyć.
Poza dokumentami podatkowymi i związanymi z pracą warto zastanowić się także nad przechowywaniem dokumentów innego typu. Chodzi tu np. o dokumentację związaną z ubezpieczeniami. Przydatne mogą się też okazać potwierdzenia wypłat i wpłat z konta, paragony, faktury i inna dokumentacja finansowa. Powinno się je trzymać w jednym, łatwo dostępnym miejscu. Dowody zakupów zwykle są niezbędne do dokonywania reklamacji. Odpowiedź na pytanie, jak długo przechowywać dokumenty tego typu, jest więc dość oczywista – przynajmniej przez okres trwania gwarancji. Dotyczy to szczególnie większych, kosztowniejszych zakupów.
Cześć, jestem Agata i chętnie podzielę się z Tobą moimi pomysłami. Może masz pytania, na które szukasz odpowiedzi? Daj mi znać w komentarzu pod artykułem.
Powyższe wytyczne dotyczą osób fizycznych. A jak długo przechowywać dokumenty wynikające z prowadzenia działalności gospodarczej? Dokumentację związaną z rachunkowością i podatkami należy przechowywać przez 5 lat (licząc od końca roku podatkowego, w którym upłynął termin płatności podatku). Taki sam jest czas przechowywania dokumentów zgłoszeniowych i rozliczeniowych ZUS. Niezbędne jest ponadto przechowywanie dokumentów dotyczących pracowników – i to aż przez 50 lat od zakończenia pracy przez daną osobę w przedsiębiorstwie.
Dlaczego przechowywanie dokumentów firmowych jest tak ważne? Po pierwsze, wymaga tego prawo. Jednak mogą być niezwykle pomocne przy przechodzeniu kontroli skarbowej, a także w przypadku wystąpienia różnego rodzaju roszczeń. Wówczas odpowiednia dokumentacja może stanowić dowód pozwalający uniknąć poważnych problemów.
Wymagany czas przechowywania dokumentów to nie wszystko. Równie ważny jest sposób ich składowania. Dokumenty należy przede wszystkim przechowywać w łatwo dostępnym, a jednocześnie bezpiecznym miejscu. Ważne, aby były uporządkowane – najbardziej praktyczny jest podział według typów i dat. Do przechowywania dokumentów można używać teczek, segregatorów lub folderów. Natomiast w przypadku firm, w których występują większe ilości dokumentacji powinno się stworzyć odpowiedni system ich składowania, katalogowania i ochrony przed niepowołanym dostępem.
Mamy nadzieję, że dzięki naszym poradom przechowywanie dokumentów nie sprawi Ci już kłopotu. Sprawdź również prosty sposób na sprzątanie biura oraz dowiedz się, jak odgracić dom. Polecamy także pozostałe porady z działu organizacja! A jeśli chcesz być na bieżąco z naszymi poradami i aktywnościami, nie zapomnij zarejestrować się na portalu!
1
Komentarze